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采购项目履约验收管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步规范学院采购履约验收工作，提升学院采购质量和服务水平，根据《山东省政府采购履约验收管理暂行办法》并结合我院实际，制定本办法。
第二条 学院各处、室（系部）通过政府招标采购及自行招标采购货物、工程和服务项目的履约验收管理工作，适用本办法。
适用《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例的政府采购建设工程类项目的履约验收管理，按国家法律法规及相关规定执行。
第三条 本办法所称履约验收，是指学院对招标采购中标或成交供应商履行招标采购合同，提供货物、工程和服务的情况进行现场检验和评估，以确认其是否符合招标采购合同约定标准和要求的活动。
第四条 校内招标采购项目均需进行履约验收。
第五条 采购履约验收应当遵循全面完整、客观真实、公开透明的原则，坚持应验必验、验收必严、违约必究。
第二章 采购项目的履约和验收
第六条 政府采购合同及供应商投标响应文件是履约验收工作的基本依据。补充合同视同采购合同组成部分。采购人和供应商应当全面、真实、有效地履行采购合同约定，任何一方不得擅自变更、中止或者终止。对采购合同中约定的权利和义务，任何一方不得擅自放弃或者让渡。
第七条 招标采购合同履行过程中，需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与中标或者成交供应商协商签订补充合同，但合同总金额不得超出总预算，同时也不得超出原合同金额的10%。
第八条 招标采购合同双方均应按照采购合同的约定，全面履行合同，任何一方不得擅自变更、中止或者终止合同。当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。具体违约责任应由双方按照有关法规协商约定并在合同中明确。
第九条 招标采购项目履约验收工作由资产相应归口管理部门具体负责组织实施。根据采购项目具体情况，可自行组织验收或者委托具有资质的第三方代理机构组织验收。
第十条 中标、成交金额200万元以上或者复杂、特殊的招标采购项目，应当邀请国家认可的质量、技术检测机构参与验收工作，但不属于质量、技术检测机构检测范围的除外。国家有强制性检验标准和要求的项目，按国家有关规定执行。
第十一条 采购项目验收的程序和要求：
（一）成立验收小组
1.自行组织验收的项目，由采购部门自行初验后，提出书面申请报资产相应归口管理部门，由归口部门组织成立验收小组；需委托第三方代理机构组织验收的，由归口部门负责与其签订委托书，由受托代理机构邀请专家与学院代表共同组成验收小组。验收小组原则上应由三人以上单数组成。
2.验收小组成员应由熟悉掌握该采购项目采购需求和技术要求的人员（专家）、采购项目有关人员或受托采购代理机构人员等组成。其中，至少包含 1 名采购需求制定人员，并明确验收小组的负责人（一般由归口管理部门参加验收人员担任），负责整个采购项目的验收工作
大型或复杂的招标采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构人员参加验收工作。
3、学院验收小组成员组成：
（1）通用资产、办公软件类
参加部门：使用部门、归口部门、纪检部门、资产部门及供应商共同验收。
（2）教学仪器、设备类（含竞赛类设备）
参加部门：使用部门、教务处、归口部门、纪检部门、资产部门及供应商共同验收，必要时可邀请校内相关专业老师、校外专家或参与投标的其他投标企业技术人员。
（3）教学软件、专业软件、教学资源库及资源平台类
参加部门：使用部门、教务处、归口部门、纪检部门、资产部门及供应商共同验收，必要时可邀请校内相关专业老师、校外专家或参与投标的其他投标企业技术人员。
（4）工程类：
1）大型基建工程，按照国家相关验收备案程序处理；
2）小型维修、改造、装饰类工程,
参加部门：使用部门、总务处、审计、监理（若有）、纪检部门、施工单位共同验收，必要时可邀请学院相关专业老师、校外专家等。
（5）服务类项目
参加部门：使用部门、学院分管此项目的主管处室、归口部门、纪检部门、资产部门及供应商共同验收，必要时可邀请学院相关专业老师、校外专家或参与投标的其他投标企业技术人员。
（6）若项目为综合性项目，可按各自分类单独组织验收、签字，若项目内容存在服务、耗材或工程内容，须事先与财务处、资产管理处沟通，合理录入资产及开具发票，避免资产与账目无法统一。
纪检监察室负责项目全程的监督，在履约验收阶段，负责监督项目履约的完整性、验收过程合规性、验收结果的真实性以及验收资料的真实性。
资产管理处资产审计科主要负责，履约验收项目合同数量与实物是否一致，资产是否录入，资产条形码是否粘贴完整、准确。
4、前期参与招标采购项目论证、评审的采购人代表不得作为验收小组的负责人。前期参与招标采购项目论证、评审的专家不能参与项目验收工作。
5.可邀请参加该招标采购项目的其他投标人参与验收。
（二）制定验收方案
1.验收小组成员在实施验收前须掌握采购项目采购需求、验收清单和标准，采购文件对项目的技术规定要求和中标或成交供应商的响应承诺等情况以及合同明确约定的要求，并完成验收所需要的其他准备工作。
2.验收小组根据招标采购项目的具体情况，制定详细的验收工作方案，明确验收的时间、方式、程序等内容。根据采购项目的性质和特点，验收方式可采用项目阶段性验收和项目竣工验收等方式，阶段性验收结果作为竣工验收的依据之一。
技术复杂、金额较大的货物类项目,可以根据需要设置出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验等多重验收环节;服务类项目,可根据项目特点对服务期内的服务实施情况进行分期考核,结合考核情况和服务效果进行验收;工程类项目应当按照行业管理部门规定的标准、方法和内容进行验收。
（三）验收的流程及提交资料
学院各归口管理部门组织统一验收前，使用部门先进行初验，通过验收后，向归口部门提交验收报告书，相关归口部门根据提交资料的完整程度和初验意见确定是否进行验收。
使用部门需提供验收资料：1、采购文件；2、投标文件；3、合同；5、变更；6、本部门验收报告
第十二条 验收小组应当认真履行项目验收职责，确保项目验收意见客观真实反映合同履行情况。
（一）制定验收方案。采购人应当在实施验收前根据项目验收清单和标准、招标（采购）文件对项目的技术规定和要求、供 应商的投标（响应）承诺情况、合同明确约定的要求等，制定具体详细的项目验收方案。
（二）实施验收。验收小组应当根据事先拟定的验收工作方案，对供应商提供的货物、工程或者服务按照招标（采购）文件、 投标（响应）文件、封存样品、政府采购合同进行逐一核对、验收，并做好验收记录。
（三）出具验收意见。以书面形式作出结论性意见，由验收小组成员及供应商签字后，报告采购人。分段、分项或分期验收的（以下统称“分段验收”），应当根据采购合同和项目特点进行分段验收并出具分段验收意见。
第十三条 项目验收应当是完整具体的实质性验收。
（一）项目验收范围应当完整，与采购合同一致，包括合同标的的每一组成部分及其规定的技术、服务、安全标准等，不得省略、遗漏和缺失，也不得擅自扩大范围。
（二）项目验收内容应当具体，形成详细的验收清单，客观反映货物供给、工程施工和服务承接完结情况。复杂设备应当包括出厂及到货检验、安装和调试检验及相关伴随服务检验等。工程类项目应当包括施工内容、施工用料、施工进程、施工工艺、质量安全等。服务类项目应当包括服务对象覆盖面、服务事项满意度、服务承诺实现程度和稳定性等。
（三）项目验收方式应当符合项目特点，对一次性整体验收不能反映履约情况的项目，应当采取分段验收方式，科学设置分 段节点，分别制定验收方案并实施验收。
（四）项目验收标准应当符合采购合同约定，未进行相应约定的，应当符合国家强制性规定、政策要求、安全标准、行业或企业有关标准等。
（五）项目验收意见应当客观真实。重大民生、金额较大或者技术复杂的政府采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构 或者评估机构等参与，出具专业检验检测报告或者明确的评估意见，并加盖公章，作为验收意见附件。验收小组成员意见不一致 时，按照少数服从多数的原则作出验收意见。对验收意见有异议的，应当在验收意见上签署不同意见并说明理由，否则视为同意验收意见。
第十四条 根据采购项目特点，采购人可以邀请参加本项目的其他供应商参与验收，其意见作为验收参考。
第十五条 项目验收的结果与采购合同约定的内容虽然不完全符合，经验收小组确认，供应商所提供的货物、工程、服务比合同约定内容提高了使用功能和标准或者属于技术更新换代产品，在不影响、不降低整个项目的运行质量和功能以及合同金额不提高的前提下，可以验收通过。
第十六条 学院使用部门应当对验收小组出具的验收意见进行确认，并形成项目验收书（格式见附件 1）。确认验收合格的，学院使用部门在验收意见上签字并加盖单位公章；验收结果与采购合同不一致的，采购人应当根据验收意见中载明的具体偏差内容和处置建议，研究确定验收意见并加盖公章；验收意见中存在验收小组成员其他意见的，采购人应当对异议事项进行复核，妥善处置。
第十七条 项目验收合格应作为政府采购项目财政性资金支付的必备条件。验收不合格的，不予支付资金。涉及分段验收付款的项目，应具备符合合同约定内容的阶段性验收报告。
第十八条 在验收过程中发现有下列不符合合同约定情形的，验收人员应在验收报告中注明违约情形，不予验收合格，并及时向采购履约验收办公室报告。
（一）供应商未按合同约定的时间、地点或方式履约，提供的货物型号或配置不符合合同约定，缺少应有的配件、附件、材料，货物或工程的数量、质量、性能、功能达不到合同约定的（合同未约定的，按国家、行业有关标准或技术文件规定执行）；
（二）供应商在安装、调试等方面违反合同约定或服务规范要求的；
（三）其他违反合同约定的情形。
第十九条 验收报告一式五份（属进口货物的一式六份），资产处、采购使用单位、财务处、中标或者成交供应商、归口管理单位各一份。
第二十条 验收资料归档
采购项目完成验收后，须将验收原始记录、验收报告等资料作为该采购项目档案妥善保管，不得伪造、变造、隐匿或者销毁，验收资料保存期为采购项目结束之日起至少15年。
第三章 履约验收的职责
第二十一条 学院归口管理单位代表学院履行采购人履约验收职责。其主要职责是：
（一）负责组织招标采购项目的履约验收活动，协调解决验收过程中出现的有关问题。
（二）负责组建验收小组，制定验收方案，确定验收时间、方式和程序，组织实施项目验收，审核、签署验收报告。
（三）负责监督验收小组在验收过程中按照有关规定程序履行验收职责。发现中标或成交供应商与相关人员有违法违规行为的，应及时制止并向有关部门反映。
（四）对已经组织验收的采购项目进行回访、跟踪和监控。
（五）法律、法规和规章规定的其他职责。
第二十二条 验收小组职责是：
（一）验收小组成员应具备与采购项目相关的专业知识和实践经验。
（二）严格按照招标采购合同以及招标文件、投标文件、各项承诺、技术方案、配置型号等内容进行验收，不得私自改变验收标准、降低验收等级。对验收过程中需要共同认定的事项存在争议的，要按照少数服从多数的原则做出结论。验收小组成员有自由发表意见的权利，对验收有异议的，应当在验收报告上签署不同意见，并说明理由，否则视为同意验收报告。
（三）认真做好验收记录，在验收记录表中应详细列明有关情况。包括：中标或者成交供应商是否按合同约定的时间、地点和方式履约；提供的货物品牌、型号和配置是否符合合同约定，是否缺少应有的配件、附件、材料，货物或工程数量、质量、性能、功能是否达到合同约定；中标或者成交供应商在安装、调试等方面是否违反合同约定或服务规范要求；提供的质量保证证明材料是否齐全等。
（四）验收小组成员应坚持原则、客观公正地独立提出验收意见并对自己所签署的验收意见负责。
（五）验收结束后，填写验收报告，出具验收结论性意见，明确验收是否合格等，验收小组成员应当签字确认。
（六）验收小组成员与中标或者成交供应商有利害关系的，应主动提出回避。
第四章 附则
第二十三条 招标采购项目履约验收工作所需费用，由学院预算安排专项工作经费。
采购项目履约验收费用在采购合同中有约定的按照合同执行；合同无约定的，因采购项目验收发生的委托代理机构验收服务费、质量检测机构检验费、邀请技术专家及相关人员劳务费等费用由履约验收工作专项经费列支，费用标准参照国家或山东省有关规定执行。
第二十四条 本办法由资产管理处负责解释。本办法自发布之日起实施。
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